¿Alguien ha sugerido que debería subcontratar las finanzas y la contabilidad por varias razones? Para las empresas que están considerando la subcontratación financiera y contable, todo comienza haciendo las preguntas correctas….

1. ¿Qué puede ganar o perder su empresa con la subcontratación?
2. ¿Qué áreas de la operación financiera y / o contable normalmente requieren subcontratación para obtener el nivel más alto de productividad?
3. Y lo más importante, ¿cómo puede saber si la subcontratación financiera y contable es adecuada para su negocio?

 

No hay una respuesta fácil y rápida. De hecho, la subcontratación financiera y contable puede ser o no la medida adecuada para su negocio. Pero el proceso de evaluación requiere investigación, tiempo y una gestión de cambios significativos. Para poner a su empresa en el camino correcto, considere estas respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes.

 

La subcontratación financiera y contable se ha vuelto más frecuente en la última década, particularmente entre las industrias que experimentan cambios en sus negocios. Esto incluye empresas de los sectores tecnológico, bancario y sanitario. La deslocalización de nóminas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, contabilidad general, contabilidad de activos fijos, facturación, informes estándar y otras funciones financieras y contables, particularmente aquellas que son de naturaleza repetitiva, brinda oportunidades significativas para reducir costos. Y, a medida que Internet se vuelve más sofisticado con tecnologías como la computación en nube, la contratación de empresas del otro lado del mundo se ha vuelto mucho más factible para subcontratar finanzas y contabilidad.

Es importante tener en cuenta que la subcontratación financiera y contable ofrece escalabilidad y puede ser una gran medida de ahorro de costos tanto para las empresas que están experimentando un crecimiento como para las empresas que se encuentran en una recesión. Al deslocalizar funciones que no generan ingresos, es más fácil expandir y contratar servicios en el extranjero, lo que lleva a menores costos internos, como la contratación, así como reducciones de personal. Además, debido a que las firmas de contabilidad y finanzas offshore dedicadas pueden tener más personal calificado que su equipo interno, procesos más eficientes y sistemas ERP mejorados, las empresas a menudo pueden lograr los mismos o mejores resultados mediante la subcontratación a un costo mucho menor.

Finalmente, está el problema de la redundancia. Es posible que solo tenga un miembro del equipo que comprenda un determinado proceso (contabilidad de activos fijos, por ejemplo) y si esa persona está enferma o de vacaciones o incluso decide dejar la empresa, una variedad de flujos de trabajo pueden detenerse. Con una empresa subcontratada, por otro lado, generalmente hay varios jugadores capacitados para realizar una determinada tarea sin tiempo de inactividad y pueden verificar el trabajo y colaborar entre ellos.

 

La subcontratación financiera y contable es más común (y probablemente más útil) en áreas transaccionales, donde se realizan tareas repetitivas paso a paso, como nómina, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Estos son los trabajos que los trabajadores subcontratados pueden ejecutar siguiendo una serie de pasos (como una receta) sin preocuparse por el "por qué" detrás del proceso. Estas tareas suelen ser fáciles de explicar y documentar, por lo que son ideales cuando todavía se está adaptando a la relación laboral con un socio de subcontratación. Quitar estas tareas repetitivas al personal interno permite, en última instancia, dedicar más tiempo a actividades de valor agregado y un análisis más profundo dentro de sus equipos internos e incluso puede mejorar la moral del equipo local.

Algunas áreas, sin embargo, no son tan propicias para la subcontratación, como una función más integrada como la contabilidad de costos. Por ejemplo, los contadores de costos trabajan en estrecha colaboración con las operaciones de fabricación, la cadena de suministro, el marketing y las funciones de I + D, lo que requiere una familiaridad más íntima con los productos, los procesos de fabricación, las ubicaciones de múltiples sitios y los clientes. Las tareas no siempre son necesariamente repetitivas, por lo que capacitar a un proveedor offshore sería mucho más difícil.

Las iniciativas de subcontratación también se han extendido a funciones financieras como la planificación y el análisis financieros. La subcontratación se presta a tareas como la creación y actualización de informes de pronóstico de flujo de efectivo mensuales, trimestrales o de 13 semanas, que normalmente pueden ser formulados y estandarizados.

 

Al igual que con cualquier iniciativa de subcontratación, elegir al proveedor adecuado es fundamental, ya que se deben tener en cuenta muchos elementos. Cerca de la parte superior de la lista se encuentra la garantía de que el proveedor tiene las mejores calificaciones para su empresa.

• ¿Tienen experiencia en su industria?
• ¿Con qué empresas similares de su industria han trabajado, y durante cuánto tiempo, y cuáles han sido sus resultados?
• ¿Hay referencias disponibles?
• Y, si está subcontratando una función fuertemente regulada, ¿están sus auditores calificados, certificados y actualizados con las últimas regulaciones y leyes? ¿Están calificados para realizar procesos GAAP?

Otro factor importante es la cultura, tanto con el país como con la propia empresa. Las diferencias culturales entre, digamos, el sur de California y la India, pueden potencialmente interrumpir la comunicación y, por lo general, lleva tiempo desarrollar un proceso que lleve a la menor cantidad de malentendidos y al mejor producto de trabajo.

También hay otros factores a considerar, y el principal de ellos es, obviamente, el ahorro de costos, pero también las diferencias de zona horaria (por ejemplo, ¿el proveedor está dispuesto a trabajar 24/7?), Cómo medirá el éxito (o el fracaso), cuáles son los respaldar planes en caso de cortes del sistema, etc.

Pero el costo no debería  ser su principal preocupación. Ahorrar dinero es una de las principales razones para subcontratar en primer lugar, por supuesto, pero ofrecer el trabajo al mejor postor a veces puede ser contraproducente. Al elegir un proveedor, las empresas podrían pagar mucho más a largo plazo después de asociarse con proveedores más baratos y menos calificados que terminan con un rendimiento inferior. Por lo tanto, es importante hacer una selección exhaustiva de proveedores y tener en cuenta todas estas consideraciones.

 

La mayoría de los inconvenientes se pueden mitigar. Sin embargo, generalmente habrá alguna pérdida de conectividad y continuidad dentro de su empresa. Todo su equipo contable / financiero no estará sentado directamente en la oficina y, según las diferencias de zona horaria, es posible que tampoco pueda comunicarse durante el horario comercial normal.

Una iniciativa de subcontratación financiera y contable viable también puede llevar algunos meses e incluso hasta un año (o más) para configurarse con éxito, y en realidad podría costarle más dinero al principio. Encontrará despidos entre su empresa y el socio de subcontratación a medida que sus equipos capaciten al equipo subcontratado, y el primer par de trimestres puede requerir reelaboración y reentrenamiento sustancial e incluso costos de viaje.

Tanto la comunicación interna como la externa también pueden ser difíciles al principio. Los gerentes y ejecutivos de su empresa pueden estar acostumbrados a tratar con el mismo gerente senior interno para responder una variedad de preguntas contables / financieras, por ejemplo, mientras que el nuevo proceso los hará consultar con nuevo personal en el extranjero. Esto puede generar frustración si no ha instituido una sólida gestión del cambio dentro de su organización. La mejor manera de solucionar estas dificultades es comunicarse con todos antes la transición y asegúrese de que comprendan cómo cambiarán sus flujos de trabajo. Bríndeles enlaces que sean tanto internos como del proveedor para que la transición sea más sencilla. Seleccionar un proveedor de subcontratación de finanzas y contabilidad que se encuentre en otro país o zona horaria requiere crear aceptación entre los equipos que trabajarán con ellos.

 

Dados los beneficios finales que buscan la mayoría de las empresas, un análisis de ahorro de costes debe ser la primera consideración. El precio no debería ser el factor determinante al seleccionar un proveedor de subcontratación financiera y contable, pero la deslocalización debería ser un claro recorte de costos. Si no es así, el resto del proceso de selección no vale la pena ni el tiempo ni el esfuerzo.

Algunas industrias también son más estrictas que otras, y deberá pensar si la subcontratación financiera y contable será más trabajo de lo que vale. Si se encuentra en una industria fuertemente regulada, por ejemplo, y si su personal actual realiza una amplia variedad de tareas complejas y no repetitivas, entonces los costos de configuración e integración pueden superar los beneficios.

Finalmente, debe pensar en el ciclo de vida de su negocio. La subcontratación financiera y contable es un proceso disruptivo, y si está pasando por una oferta pública inicial o una fusión y adquisición, probablemente tendrá más sentido esperar.

 

En resumen, una iniciativa de subcontratación financiera y contable es un esfuerzo muy involucrado y que requiere mucho tiempo. Requiere un trabajo significativo por parte de su equipo, y al contratar habilidades de ejecución de proyectos financieros con experiencia de Alvarez Castillo y Asociados, puede reducir drásticamente los problemas potenciales y aumentar el tiempo necesario para un resultado exitoso. Si necesita ayuda para determinar si la subcontratación es adecuada para su organización, podemos ayudarlo. Solo contáctenos.

Nuestro equipo de especialistas en materia contable y financiera, le ofrece asesoría y estrategia de primer nivel.
Programe una llamada de descubrimiento gratuita hoy mismo para ver cómo podemos ayudar a su empresa
Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.