El cierre de fin de mes puede parecer unos días abrumadores, pero ciertamente no tiene por qué serlo. Siempre que planifique un cronograma de cierre de fin de mes detallado y organizado que optimice el tiempo de todos los involucrados, puede mantenerse encaminado para cumplir con los objetivos y expectativas de la administración para obtener informes financieros oportunos y precisos. Para ayudarlo a refinar su cronograma de cierre de fin de mes, aquí hay 7 consejos y algunas lecciones aprendidas en el campo:

 

1. Identifique las actividades dependientes.

 Identifique las actividades que deben completarse antes de que puedan comenzar otras tareas. Agregue una columna en su cronograma de cierre de fin de mes para estas tareas dependientes y enumere todas. Por ejemplo, los ingresos deben finalizar antes de comenzar a revisar las cuentas por cobrar o calcular las acumulaciones de comisiones, y las cuentas por cobrar deben cerrarse antes de revisar los prepagos.

 

2. Determine qué tareas requieren más tiempo y deles prioridad.

Si una determinada tarea tarda varias horas o incluso algunos días en completarse y revisarse, debería estar en la parte superior de su lista, a menos que, por supuesto, dependa de la finalización de otras tareas. A menudo, pueden surgir problemas durante la finalización de una tarea y desea tener tiempo para resolverlos durante el ciclo de cierre de fin de mes sin retrasar la fecha de cierre final.

 

3. Incluya revisión y análisis.

Su calendario de cierre de fin de mes debe incluir un análisis de flujo que compare los resultados del período actual con el período anterior y / o el presupuesto al menos el día anterior al último día del cierre. Esto asegura que detecte una acumulación faltante u otros problemas lo antes posible en lugar de luchar para investigar el problema justo antes de que los estados financieros finales se entreguen a la administración.

 

4. Marque las actividades que se pueden preparar o revisar antes del primer día.

¿Tiene entradas recurrentes que no han cambiado en su calendario de cierre de fin de mes? Si es así, estas entradas se pueden reservar con anticipación para que usted y su equipo puedan concentrarse en las tareas que no se pueden completar antes del primer día. Los ejemplos incluyen los gastos por intereses sobre los saldos de principal sin cambios o cualquier asiento relacionado con los arrendamientos.

  

5. Sea lo más detallado posible.

Su programa de cierre de fin de mes debe incluir todas las tareas necesarias para completar el cierre y los pasos necesarios para completar la tarea. Esto asegura que nada se escape por las grietas. Si hay tres cuentas bancarias que deben conciliarse, incluya las tres en su calendario de cierre de fin de mes. Incluya también una columna para el estado.

 

6. Enumere los propietarios y revisores de cada tarea.

Este paso es importante para que todos los miembros del equipo se apropien de sus tareas y comprendan claramente lo que se les asigna. Las reuniones diarias del equipo para realizar un seguimiento del progreso también son importantes, y tener tareas claramente asignadas hace que estas reuniones se desarrollen de manera más eficiente.

 

7. Trace el plan.

Incluya una columna en su programa de cierre de fin de mes para el día en que se debe completar cada tarea. Una vez que haya detallado la lista cerrada de tareas, determinado las dependencias y asignado las tareas y los revisores, el siguiente paso es trazar el plan y documentar el día estimado en que se completará cada tarea. Esto, por supuesto, depende de la cantidad de días en su cierre de fin de mes. Podría tener sentido trabajar hacia atrás, siendo la revisión final de los estados financieros el último elemento de la lista.

 

8. Revise periódicamente su calendario de cierre de fin de mes

 

Revisar la lista de cierre con frecuencia para agregar nuevas tareas o eliminar las obsoletas también es clave para refinar su horario. Hacer eso y seguir estos consejos puede mejorar enormemente la precisión de sus resultados financieros y la eficiencia de su equipo de contabilidad.

 

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